Adjointe Administrative, OpérationsMontreal, QC

Vivez votre PASSION chez HUB International

À travers notre réseau de plus de 535 bureaux en Amérique du Nord, HUB International vous offre un environnement de travail compétitif, stimulant et convivial qui positionne stratégiquement nos employés pour leur longévité et leur succès.

POURQUOI CHOISIR HUB?

Chez HUB, nous croyons qu’il est important d’investir dans l’avenir de nos employés et d’offrir des possibilités continues de croissance et de développement. Notre culture entrepreneuriale crée un environnement qui permet à notre personnel de prendre les meilleures décisions pour nos clients et notre organisation, en mettant l'accent sur l'expansion de la connaissance de l'industrie de nos professionnels de l'assurance afin de mieux servir nos précieux clients.

Nous nous engageons à vous fournir des avantages sociaux compétitifs et flexibles qui tiennent compte de vos besoins actuels, tout en évoluant au fil du temps. Joignez-vous à nous pour faire le premier pas vers la création d'un avenir qui combine un environnement de travail diversifié et stimulant, une sécurité financière et une satisfaction professionnelle.

NOUS SOMMES VOTRE SOLUTION IDÉALE SI VOUS :

  • recherchez un environnement de travail évolutif dans une organisation en pleine croissance

  • avez le désir d'aider les autres à protéger leur avenir

  • avez un esprit d'entrepreneuriat et êtes mis au défi par la possibilité de faire grandir l’entreprise

  • êtes axés sur l'apprentissage et le développement afin d'améliorer vos connaissances et l'expertise de l’industrie

  • êtes une personne autonome prête à investir du temps et de l'énergie afin d’apprendre les aspects techniques de notre entreprise

  • croyez en l'intégrité et à l’atteinte du succès en développant des relations avec les autres

Adjointe administrative, Opérations

Description du poste

L’Adjointe administrative occupe un poste crucial au niveau du soutien à la Chef de la direction des Opérations ainsi qu’à toute l’équipe des Opérations.

Ses responsabilités, sans s’y limiter, sont :

  • Assister le COO dans ses tâches quotidiennes;

  • Assister aux réunions d’opérations et prendre les minutes;

  • Rédiger et envoyer des communiqués divers;

  • Rédiger et préparer de présentations;

  • Corriger et traduire des documents;

  • Organiser des réunions;

  • Coordonner l’agenda de l’équipe de formation, organiser la logistique des formations et procéder à l’envoi des invitations;

  • Aider à la gestion des UFC auprès de la ChAD: suivi des dossiers employés, entrée des UFC sur le portail de la ChAD lors de formations données à l’interne;

  • Gérer l’agenda et le compte de dépenses du COO.

Exigences du poste

Compétences techniques

  • Diplôme d’études en bureautique, secrétariat ou un niveau d’études équivalent;

  • Excellente connaissance de la suite Microsoft (Word et Excel);

  • Excellente maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit).

Compétences personnelles

  • Souci du détail et faire preuve de précision et de minutie;

  • Solides compétences organisationnelles;

  • Capacité éprouvée à travailler dans un environnement dynamique en établissant les priorités;

  • Faire preuve de flexibilité;

  • Faire preuve de discrétion;

  • Faire preuve d’un bon esprit d’équipe.

Compétences complémentaires

  • Connaissance du logiciel EPIC, un atout;

  • Permis valide de l’AMF – Assurance de dommages, un atout.

Conditions de travail spécifiques

  • Horaires de travail variables peuvent être exigés, y compris une présence au bureau au moins trois jours par semaine.

Live your PASSION at HUB International

Through our network of more than 535 offices in North America, HUB International offers you a competitive, challenging and friendly work environment that strategically positions our employees for their longevity and success.

WHY CHOOSE HUB?

At HUB, we believe it is important to invest in the future of our employees and to provide ongoing opportunities for growth and development. Our entrepreneurial culture creates an environment that allows our people to make the best decisions for our customers and our organization, focusing on expanding industry knowledge of our insurance professionals to better serve our valued clients.

We are committed to providing you with competitive and flexible benefits that reflect your current needs, while evolving over time. Join us as we take the first step towards creating a future that combines a diverse and challenging work environment, financial security and job satisfaction.

WE ARE YOUR IDEAL SOLUTION IF YOU :

  • Seek a growth-oriented work environment in a successful organization;

  • want to help others protect their future;

  • have an entrepreneurial spirit and are challenged by the opportunity to grow the business;

  • are focused on learning and development to enhance your knowledge and industry expertise;

  • are an independent person willing to invest time and energy in order to learn the technical aspects of our company;

  • believe in integrity and success in developing relationships with others;

Administrative Assistant, Operations Job Description

The Administrative Assistant plays a crucial role in supporting the Chief Operating Officer and the entire Operations team.

Their responsibilities include, but are not limited to, the following:

  • Assist the COO in his daily tasks;

  • Attend operations meetings and take minutes;

  • Write and send various communiqués;

  • Write and prepare presentations;

  • Proofread and translate documents;

  • Organize meetings;

  • Coordinate the training team's agenda, organize training logistics and send out invitations;

  • Help manage PDUs with ChAD: follow up on employee files, enter PDUs on the ChAD portal during in-house training sessions;

  • Manage the COO's agenda and expense account.

Job Requirements

Technical skills

  • Diploma in office automation, secretarial studies or equivalent;

  • Excellent knowledge of Microsoft Suite (Word and Excel);

  • Excellent command of French and English (oral and written).

Personal skills

  • Attention to detail, precision and attention to detail;

  • Strong organizational skills;

  • Proven ability to work in a dynamic environment, setting priorities;

  • Flexibility;

  • Discretion;

  • Demonstrate good team spirit.

Complementary skills

  • Knowledge of EPIC software, an asset;

  • Valid AMF permit - Property and casualty insurance, an asset.

Specific working conditions

  • Flexible working hours may be required, including office presence at least three days a week.

#Québec

Department Office Administration & Clerical

Required Experience: 2-5 years of relevant experience

Required Travel: No Travel Required

Required Education: College diploma (3-year degree)